Memorandos e Ofícios

Redação Oficial: Memorandos e Ofícios

O texto a seguir trata do tema de ofícios e memorandos referentes à Redação Oficial, que vem sendo cobrado nos últimos anos nas provas de Técnico(a) de Administração e Controle Júnior da Petrobras, aplicadas pela CESGRANRIO. Esse texto foi baseado no Manual de Redação da Presidência da República. Sua leitura é recomendada para mais informações.

Padrão Ofício
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Com o objetivo de uniformizá-los, pode-se adotar uma diagramação única, que siga o chamado padrão ofício. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante; inicialmente serão expostas suas semelhanças.

Partes do documento no Padrão Ofício

O aviso, o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede:
Exemplos:
Mem. 123/2002-MF     Aviso 123/2002-SG      Of. 123/2002-MME

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita:
Exemplo:
Brasília, 15 de março de 1991.

c) assunto: resumo do teor do documento
Exemplos:
Assunto: Produtividade do órgão em 2002.
Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:
introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, empregue a forma direta;
desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;
conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.
Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.
Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte:
introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula:
“Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”
ou
“Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 1o de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste.”
desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho;memo

g) assinatura do autor da comunicação; e

h) identificação do signatário.

Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”);

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;

n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo.
Ex.: “Of. 123 - relatório produtividade ano 2002”.

Aviso e Ofício

Definição e Finalidade
Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares.

Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
Senhora Ministra
Senhor Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:
– nome do órgão ou setor;
– endereço postal;
– telefone e endereço de correio eletrônico.

Um exemplo de Ofício pode ser encontrado no Manual de Redação da Presidência da República.

Memorando

Definição e Finalidade
O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Forma e Estrutura
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

Um exemplo de Memorando pode ser encontrado no Manual de Redação da Presidência da República.

Exemplos de questões de concurso envolvendo Memorandos e Ofícios:

(Técnico(a) de Administração e Controle Júnior - Petrobras - CESGRANRIO, Q.39, 2012) Uma das características de um memorando é
(A) poder tratar de assuntos administrativos ou expor projetos, ideias ou diretrizes.
(B) poder ser usado tanto para comunicação externa quanto interna.
(C) ser utilizado apenas como comunicação entre unidades administrativas do mesmo nível hierárquico.
(D) designar, do destinatário, apenas o nome e o sobrenome.
(E) ter seus despachos feitos em outra folha de papel, própria para essa finalidade.
Resposta e comentários: Letra “A”. A resposta está presente no texto.

(Técnico(a) de Administração e Controle Júnior - Petrobras - CESGRANRIO, Q.40, 2012) As características de um ofício são as relacionadas a seguir, EXCETO
(A) especificar o assunto.
(B) indicar o local e a data à direita.
(C) trazer o número do documento à esquerda.
(D) dirigir-se ao destinatário por vocativo, seguido de vírgula.
(E) apresentar afastamento de 4,0 cm para início do parágrafo.
Resposta e comentários: Letra “E”. O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda.

(Técnico(a) de Administração e Controle Júnior - Petrobras - CESGRANRIO, Q.38, 2011) Um ato de correspondência interna oficial, utilizado entre unidades administrativas de um mesmo órgão, no qual se expõem informações breves sobre um assunto é um(a)
(A) parecer
(B) requerimento
(C) memorando
(D) petição
(E) ata
Resposta e comentários: Letra “C”. A resposta está presente no texto.

Bibliografia:

Brasil. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República / Gilmar Ferreira Mendes e Nestor José Forster Júnior. 2. ed. rev. e atual. Brasília: Presidência da República, 2002.

Última atualização em Sexta, 25 Janeiro 2013 08:40

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